Perkembangan teknologi yang semakin masif secara tidak langsung menuntut kita untuk dapat beradaptasi. Adanya perkembangan teknologi, administrasi dalam berbagai bidang pun ikut berkembang. Dari menggunakan kertas kini berangsur-angsur ikut berkembang menggunakan aplikasi-aplikasi yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Bagaimana tidak, jika kita menggunakan kertas, semakin banyak berkas semakin menumpuk kertas dan lambat laun tulisan dalam kertas tersebut pun pudar.
Dengan adanya aplikasi perkantoran pekerjaan administratif jadi lebih praktis dan mudah. Tak hanya pada dunia kerja, kini dalam dunia pendidikan juga mengadopsi penunjang yang lebih efektif. Papan tulis dan spidol mulai tergantikan dengan lcd proyektor. Penyajian materi dan presentasi tugas dilakukan menggunakan bantuan software penunjang. Sehingga tak hanya pengajar, siswa juga mau tidak mau juga dituntut untuk dapat mengoperasikan aplikasi perkantoran.
Apa itu Aplikasi Perkantoran?
Dilansir dari PCMag Encyclopedia aplikasi perkantoran merupakan software yang digunakan dalam bisnis. Pada umumnya software ini tersedia dalam satu set paket dari vendor. Dalam menggunakan software tersebut juga harus memperhatikan privasi dan keamanan data. Oleh karena itu, perlu memilih vendor yang yang aman dan terpercaya. Vendor penyedia aplikasi tersebut salah satunya yaitu Microsoft yang mengeluarkan Microsoft Office pada tahun 1990.
Microsoft Office sendiri adalah software aplikasi perkantoran yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation dan lazim digunakan pada berbagai instansi maupun perusahaan. Microsoft Office membantu menyederhanakan tugas perkantoran dan meningkatkan produktivitas. Dalam perkembangannya, Microsoft Office telah mengeluarkan beberapa versi dan masih dapat memenuhi kebutuhan administrasi, dokumentasi, dan juga menjadi solusi mempercepat pekerjaan.
Jenis-jenis Software Microsoft Office
Setiap software Microsoft Office telah didesain untuk membantu mengatasi tugas secara spesifik seperti mengolah kata, manajemen data, mengolah angka, dan membuat slide presentasi. Selain itu software Microsoft Office juga bisa berjalan pada beberapa sistem operasi seperti windows dan Mac OS. Berikut ini merupakan 3 software Microsoft Office yang paling sering digunakan beserta dengan fungsinya:
Microsoft Word
Tentu tak asing lagi bukan dengan nama Microsoft Word? Bahkan menurut PC Pitstop, Microsoft Word merupakan software terpopuler kedua keluaran Microsoft Corporation setelah Internet Explorer. Tentu tak mengherankan jika Microsoft Word populer karena hampir setiap orang memiliki tugas menulis.
Menurut softwarekeep Microsoft Word adalah aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit teks dokumen seperti laporan, surat, resume, jurnal, makalah, dan menjalankan pemeriksa ejaan dalam penulisan. Tak hanya itu, dalam Microsoft Word kita juga bisa memasukkan grafik, gambar, dan tabel sesuai dengan kebutuhan. File hasil dari Microsoft Word memiliki ekstensi atau akan tersimpan dalam format .docx.
Microsoft Excel
Berbeda dengan Microsoft Word yang berbasis kata, Microsoft Excel ini merupakan aplikasi yang berbasis angka. Microsoft Excel, menurut corporatefinanceinstitute merupakan program yang dapat mengolah angka dalam jumlah yang besar sehingga dapat mempermudah pekerjaan. Dalam melakukan perhitungan dalam jumlah banyak, kita dapat menggunakan formula dan fungsi yang tersedia. Dengan adanya spreadsheet, juga mempermudah kita dalam mengolah angka. File hasil Microsoft Excel memiliki ekstensi .xlsx.
Microsoft PowerPoint
Menurut techwalla.com, Microsoft PowerPoint merupakan software yang memudahkan untuk membuat slide presentasi. Microsoft PowerPoint telah mengubah cara orang dalam menyajikan informasi dan ide kepada audiens. Microsoft PowerPoint ini sangat bermanfaat untuk berbagai bidang seperti bidang pendidikan untuk presentasi pelajaran atau mata kuliah, bidang ekonomi, bisnis, untuk presentasi laporan, dsb.
Fitur-fitur yang terdapat dalam Microsoft PowerPoint seperti animasi, template, suara, video, suara dll mempermudah dan memperindah slide presentasi. Teman Merdika juga dapat menyimpan, memodifikasi, dan menggunakan kembali file presentasi sesuai dengan kebutuhan. File hasil dari Microsoft PowerPoint .pptx.
Baca Juga: Pengertian, Sejarah dan Fungsi Microsoft PowerPoint
Keuntungan Menggunakan Software Aplikasi Perkantoran
Selain mempermudah dan meningkatkan efisiensi pekerjaan, berikut merupakan keuntungan menggunakan software aplikasi perkantoran:
1. Multitasking
Kebanyakan dari software aplikasi perkantoran mendukung untuk multitasking. Sebagai contoh dalam Microsoft Word terdapat beragam fitur. Kita dapat menggunakan fitur-fitur yang ada seperti format paragraf, numbering, bulleting, dll dalam selang waktu yang sebentar.
2. Akurat
Software aplikasi perkantoran seperti Microsoft Excel memiliki nilai akurasi yang tinggi. Formula yang terdapat dalam Microsoft Excel memberikan hasil yang akurat. Tak hanya itu, fitur lainnya seperti grafik dan chart juga memberikan ilustrasi hasil yang akurat.
3. Kecepatan Kinerja
Software aplikasi perkantoran dapat menjalankan task dengan kecepatan tinggi sehingga Teman Merdika dapat menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang lebih singkat. Misalnya dengan menggunakan Microsoft Word, Teman Merdika dapat melakukan pemformatan teks dan juga mengecek ejaan dengan fitur word spelling.
4. Mendapatkan Support
Jika menggunakan software aplikasi perkantoran dan menemukan error, kita dapat mengajukan support online. Penyedia aplikasi biasanya telah menyediakan forum bantuan atau kita dapat mencari bantuan melalui official website vendor.
5. Menyediakan Cloud Storage
Dengan adanya cloud storage atau penyimpanan awan kita dapat menyimpan dan mengakses file melalui penyimpanan tersebut. Dengan begitu jika Teman Merdika kehilangan file di komputer, bisa mengakses melalui cloud storage.
6. Update
Jika software aplikasi perkantoran yang kita gunakan telah terdaftar lisensi. Di kemudian hari apabila terdapat update atau pembaruan. Pembaruan akan berjalan dengan lancar, terlindungi dari virus dan kesalahan lain dalam software.
7. Kolaborasi
Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antar rekan kerja dengan fitur-fitur yang ada seperti sharing dan commenting. Melalui fitur sharing, kita dapat membagikan dokumen yang kita kerjakan baik secara elektronik melalui e-mail, WhatsApp, maupun aplikasi komunikasi lainnya ataupun meng-copy salinan dokumen di hard drive. Kita juga dapat saling meminta koreksi melalui fitur commenting agar mendapatkan hasil yang lebih maksimal.
8. Hemat Waktu dan Kemudahan Akses
Berbagai macam fitur yang ada memungkinkan pekerjaan dapat selesai dalam waktu cepat. Sebagai contohnya jika Teman Merdika membuat presentasi menggunakan alat bantu visual yang lama seperti papan tulis ataupun ilustrasi gambar tangan tentu akan memakan waktu. Dengan menggunakan Microsoft PowerPoint slide presentasi dapat kita presentasikan dengan cepat sesuai dengan urutan yang kita inginkan. Tak hanya itu, template-template yang tersedia telah didesain secara profesional juga sangat menghemat waktu.
Nah, itu tadi merupakan ketiga software aplikasi perkantoran beserta keuntungan dalam menggunakannya. Untuk dapat mengoperasikannya membutuhkan skill yang mumpuni. Seperti dalam Microsoft Excel, agar mendapatkan hasil perhitungan yang sesuai perlu pemahaman mengenai formulanya. Microsoft Word, agar dokumen yang kita buat sebagaimana ketentuan format, dan juga Microsoft PowerPoint agar dapat membuat presentasi presentasi yang menarik.
Meskipun sudah bekerja skill tersebut dapat berguna untuk meningkatkan kinerja. Apalagi di era serba digital seperti saat ini, beragam software dapat membantu meningkatkan produktivitas dan bagi pencari kerja, skill ini akan membantu Teman Merdika dalam mencari kerja. Nah, bagi Teman Merdika yang ingin belajar seluk-beluk aplikasi perkantoran namun masih bingung belajar lewat apa dan dimana, bisa langsung mengunjungi laman merdikamadiun.com atau klik disini untuk mengetahui program yang kami miliki.
Referensi
softwarekeep.com.Introduction to Microsoft Office Software. Diakses 9 Mei 2023 https://softwarekeep.com/help-center/introduction-to-microsoft-office-software.
pcmag.com. Definition of Office Application. Diakses 9 Mei 2023, dari https://www.pcmag.com/encyclopedia/term/office-application
itrelease.com(2022).Advantages and Disadvantages of Application Software. Diakses 9 Mei 2023, dari https://www.itrelease.com/2022/09/advantages-and-disadvantages-of-application-software/
techwalla.com. Definition of Microsoft PowerPoint. Diakses 10 Mei 2023, dari https://www.techwalla.com/articles/what-are-the-advantages-of-a-powerpoint-presentation
pcmatic.com(2012). Microsoft Most Popular Software Application. Diakses 10 Mei 2023, dari https://www.pcmatic.com/blog/microsofts-most-popular-software-applications/
